W wielu firmach usługowych wygląda to podobnie. W ciągu dnia praca u klientów, telefony, dojazdy. Wieczorem laptop, wiadomości z zapytaniami i liczenie, ile co będzie kosztować. Klient, który napisał w piątek, dostaje odpowiedź w poniedziałek, a czasem już nie czeka. Poniżej kilka sposobów, jak to przyspieszyć, od najprostszych do najbardziej zautomatyzowanych.
1. Jeden szablon zamiast pisania od zera
Najprostszy krok: przygotuj jeden szablon wyceny i używaj go zawsze. Z logo, danymi firmy, stałą listą najczęstszych pozycji i miejscem na kwoty. Każda kolejna wycena to wtedy uzupełnienie kilku pól, a nie układanie dokumentu od początku.
Do tego warto mieć gotowy tekst maila, z którym wysyłasz wycenę. Dwa, trzy zdania, które tylko lekko dopasowujesz do klienta.
2. Pytaj o wszystko za pierwszym razem
Najwięcej czasu nie zabiera samo liczenie, tylko dopytywanie. Klient pisze „ile kosztuje”, Ty odpisujesz z pytaniem o metraż, on odpowiada następnego dnia, Ty pytasz o miejscowość. Jedna wycena rozciąga się na kilka dni.
Rozwiązanie: formularz kontaktowy, który od razu pyta o to, czego potrzebujesz do wyceny. Kilka konkretnych pól zamiast jednego okienka „wiadomość”. Dzięki temu pierwsze zapytanie jest już kompletne.
3. Spisany cennik w jednym miejscu
Jeśli stawki są w głowie albo w kilku starych mailach, każda wycena wymaga przypominania sobie, ile to było ostatnio. Jedna tabela ze stawkami, nawet w prostym arkuszu, oszczędza mnóstwo czasu i sprawia, że wyceny są spójne. Dwóch klientów z tym samym zakresem dostaje tę samą cenę.
Taki spisany cennik to też pierwszy krok do automatyzacji, bo dokładnie z niego korzysta później kalkulator.
4. Kalkulator, który liczy za Ciebie
Kiedy masz już pytania i stawki, możesz połączyć je w kalkulator. Klient sam wybiera opcje, a cena liczy się według Twoich stawek. Pisaliśmy o tym więcej w artykule o tym, od czego zacząć z kalkulatorem wyceny na stronie.
5. Wycena, która wysyła się sama
Ostatni krok to połączenie wszystkiego: formularz na stronie liczy cenę i od razu wysyła klientowi gotową wycenę w PDF, z Twoim logo i listą pozycji. Ty w tym samym momencie dostajesz maila z kompletem danych i numerem telefonu.
Wtedy wycena przestaje być pracą na wieczór. Klient, który wypełnia formularz w sobotę, ma odpowiedź po kilku sekundach, a Ty w poniedziałek dzwonisz już do osoby, która zna cenę. Szerzej opisaliśmy to w tekście o tym, jak działa automatyczna wycena PDF na stronie.
Od czego zacząć
Nie trzeba robić wszystkiego naraz. Szablon i formularz z konkretnymi pytaniami możesz wprowadzić od razu. Spisany cennik to jedno popołudnie. Automatyczna wycena ma sens wtedy, gdy zapytań jest na tyle dużo, że ręczne liczenie zaczyna zabierać realny czas.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda wycena, która wysyła się sama, wypełnij nasz formularz. Dostaniesz przykładowy PDF na maila, tak jak dostawałby go Twój klient.