W firmie instalacyjnej wycena PDF działa tak: klient na stronie odpowiada na kilka pytań o swój dom i urządzenie, a po chwili dostaje na maila dokument z zakresem prac, pozycjami i orientacyjną ceną. Firma w tym samym momencie dostaje zapytanie z kompletem danych i telefonem. Najlepiej sprawdza się przy montażu klimatyzacji i przy serwisie, trochę inaczej przy pompach ciepła i rekuperacji. Poniżej opisujemy każdy z tych przypadków.
Dlaczego w instalacjach to ma większe znaczenie niż w innych branżach
Klient, który szuka montażu klimatyzacji, prawie zawsze pyta kilka firm naraz. Wygrywa często ta, która odpowie pierwsza i konkretnie. Problem w tym, że instalator przez większość dnia jest na drabinie, na dachu albo w kotłowni i nie odbierze telefonu.
Do tego dochodzi sezon. Pierwszy upał w czerwcu i nagle w jednym tygodniu przychodzi tyle zapytań, co w całym kwietniu. Każde trzeba oddzwonić, dopytać o metraż i miejsce na jednostkę zewnętrzną, policzyć i odesłać. Część klientów nie czeka i dzwoni do następnej firmy z wyników.
Wycena PDF nie zastąpi oględzin, ale zdejmuje z firmy pierwszy krok: odpowiedź na pytanie „ile to mniej więcej kosztuje”. Klient dostaje ją od razu, także wieczorem i w weekend.
Ile czasu zabiera ręczne liczenie wycen
Policz to na własnym przykładzie. Jedna wycena robiona ręcznie to zwykle od 15 do 30 minut: odczytanie zapytania, dopytanie klienta o brakujące dane, policzenie, przepisanie do dokumentu i wysłanie maila. Przy wycenie automatycznej zostaje około 2 minut, czyli rzut oka na zapytanie, które przyszło, zanim oddzwonisz do klienta.
| Zapytań miesięcznie | Ręcznie 15 min | Ręcznie 30 min | Automatycznie 2 min | Odzyskany czas w roku |
|---|---|---|---|---|
| 30 | 90 h | 180 h | 12 h | 78 do 168 h |
| 60 | 180 h | 360 h | 24 h | 156 do 336 h |
Przy 30 zapytaniach miesięcznie to od 10 do 21 dni roboczych w roku. Przy 60 zapytaniach od 20 do 42 dni, czyli w najlepszym przypadku dwa miesiące pracy. W firmie instalacyjnej te godziny zwykle nie biorą się z czasu pracy, tylko z wieczorów i weekendów, bo w dzień właściciel jest na montażu.
Wyliczenie: liczba zapytań × minuty na wycenę × 12 miesięcy. Podstaw własne liczby, wynik będzie inny w każdej firmie.
Od czego zależy cena montażu klimatyzacji
Żeby formularz mógł liczyć, trzeba spisać, co naprawdę zmienia cenę. W montażu klimatyzacji zwykle są to te same rzeczy, a każdą da się zamienić na proste pytanie:
| Co wpływa na cenę | Pytanie do klienta | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|
| Liczba pomieszczeń | Ile pomieszczeń chcesz klimatyzować? | Jedno pomieszczenie to split, kilka to multisplit albo kilka urządzeń |
| Powierzchnia | Jaka jest powierzchnia pomieszczenia? | Od tego zależy moc urządzenia |
| Klasa urządzenia | Jakie urządzenie Cię interesuje? (podstawowe, średnie, premium) | Największa różnica w cenie całej usługi |
| Długość instalacji | Jak daleko od siebie będą jednostka wewnętrzna i zewnętrzna? | Montaż standardowy obejmuje zwykle kilka metrów, każdy kolejny kosztuje dodatkowo |
| Miejsce jednostki zewnętrznej | Gdzie stanie jednostka zewnętrzna? (ściana, balkon, dach, grunt) | Konsola, podstawa, praca na wysokości |
| Skropliny | Czy w pobliżu jest odpływ? | Czasem potrzebna jest pompka skroplin |
| Miejscowość | Gdzie jest budynek? | Dojazd poza okolicę firmy |
Siedem pytań to górna granica. Jeśli któreś z nich rzadko zmienia cenę w Twojej firmie, lepiej je usunąć i dopisać w PDF, że szczegóły ustalicie na miejscu.
Przykład: co klient dostaje w PDF
Weźmy typowe zapytanie: jedno pomieszczenie, salon 30 m², jednostka zewnętrzna na ścianie, około 6 metrów instalacji. Dobra wycena PDF dla takiego klienta zawiera:
- dane firmy, logo i numer telefonu, bo klient często drukuje albo przesyła dokument dalej,
- podsumowanie tego, co klient wybrał: salon 30 m², jednostka na ścianie, około 6 m instalacji,
- urządzenie w trzech wariantach: podstawowym, średnim i premium, każde z ceną z montażem,
- montaż standardowy: co dokładnie w nim jest (przewiert, rurki, przewód, odprowadzenie skroplin, uruchomienie),
- pozycje dodatkowe: metry instalacji ponad standard, konsola, dojazd,
- orientacyjną kwotę i jedno zdanie, że ostateczna cena zależy od oględzin,
- kolejny krok: telefon albo link do umówienia terminu.
Kwoty na grafice są przykładowe.
Trzy warianty urządzenia to ważna rzecz w tej branży. Klient, który widzi jedną cenę, porównuje ją z inną firmą. Klient, który widzi trzy, zaczyna wybierać między Twoimi wariantami.
Jeśli firma oferuje montaż na raty, w PDF można dodać orientacyjną ratę miesięczną. Przy kwotach rzędu kilku tysięcy złotych to często przesądza o decyzji.
Pompy ciepła i rekuperacja: tu liczy się przedział
Przy pompie ciepła cena zależy od dużo większej liczby rzeczy: powierzchni domu, ocieplenia, rodzaju ogrzewania (podłogówka czy grzejniki), ciepłej wody, a czasem od tego, czy dom jest nowy, czy po termomodernizacji. Bez wizyty albo audytu nikt uczciwy nie poda ceny co do złotówki.
Mimo to wycena PDF ma sens, tylko w innej formie. Formularz pyta o kilka podstawowych rzeczy, na przykład:
- powierzchnia ogrzewana,
- rok budowy albo stan ocieplenia (nowy dom, po ociepleniu, bez ocieplenia),
- rodzaj ogrzewania w domu,
- czy pompa ma też grzać wodę użytkową.
W PDF klient dostaje przedział cenowy, przykładowy dobór mocy i jasną informację, co zmieni się po wizycie. Dla klienta to dużo więcej niż „zadzwoń, to porozmawiamy”, a firma dostaje zapytanie od kogoś, kto zna już rząd wielkości kosztów.
Przy rekuperacji jest podobnie. Najważniejsze pytania to powierzchnia, czy dom jest w budowie czy już zamieszkany, i gdzie może stanąć centrala.
Jeśli Twoja firma pomaga klientom przy wniosku o dofinansowanie, napisz o tym w PDF krótko i konkretnie. Wielu klientów pytających o pompę ciepła zaczyna właśnie od tego pytania.
Serwis i przeglądy: tu wycena PDF sprawdza się najlepiej
Serwis klimatyzacji ma zwykle prosty cennik: przegląd za jednostkę, dopłata za kolejne jednostki, dojazd. Klient wpisuje liczbę urządzeń i miejscowość, a PDF pokazuje dokładną kwotę, nie przedział.
To też dobry moment, żeby zebrać zapytania przed sezonem. Wiosną klienci szukają przeglądu przed upałami, a firma może umawiać terminy zanim zrobi się tłok.
Kiedy wycena PDF nie wystarczy
Są zlecenia, przy których automatyczna wycena nie ma sensu: duże obiekty komercyjne, systemy VRF, hale, nietypowe trasy instalacji przez kilka kondygnacji. Tam każda realizacja jest inna i lepiej od razu umówić wizję lokalną.
Dobre rozwiązanie to dodać w formularzu opcję „obiekt firmowy albo nietypowa instalacja”. Wtedy zamiast ceny klient dostaje wiadomość, że firma oddzwoni, a firma wie, że to większe zapytanie.
Co to zmienia w pracy firmy
- Kilkadziesiąt do kilkuset godzin w roku mniej przy biurku. Zależnie od liczby zapytań, jak w wyliczeniu wyżej.
- Mniej telefonów tylko o cenę. Klient, który dzwoni po otrzymaniu PDF, zna już kwotę i jest dalej zainteresowany.
- Komplet danych od razu. Metraż, miejsce jednostki, długość instalacji i telefon są w zapytaniu, nie trzeba dopytywać.
- Szybsza odpowiedź w sezonie. Zapytanie z soboty dostaje wycenę w sobotę, a nie w poniedziałek po południu.
- Porównanie na Twoim dokumencie. Klient, który ma Twój PDF z trzema wariantami, porównuje inne oferty do Twojej.
Najczęstsze pytania
Czy klient nie potraktuje wyceny z PDF jako ostatecznej ceny?
Nie, jeśli w dokumencie jest to jasno napisane. Wystarczy jedno zdanie, że to wycena wstępna, a ostateczna cena zależy od oględzin. Większość klientów to rozumie, bo zna ten sposób z innych zakupów.
Ile pytań powinien mieć formularz dla montażu klimatyzacji?
Zwykle od czterech do siedmiu. Każde kolejne pytanie to moment, w którym klient może zrezygnować, dlatego warto zostawić tylko te, które naprawdę zmieniają cenę.
Czy wycena PDF działa przy pompach ciepła?
Tak, ale jako przedział cenowy, a nie dokładna kwota. Formularz pyta o kilka podstawowych rzeczy o domu, a PDF pokazuje orientacyjny koszt i wyjaśnia, co doprecyzuje wizyta.
Co, jeśli zmienią się ceny urządzeń?
Stawki są zapisane w jednym miejscu. Po ich zmianie wszystkie kolejne wyceny liczą się według nowych cen, bez zmian na stronie.
Czy to ma sens dla małej firmy, która montuje kilka klimatyzacji w miesiącu?
Często właśnie dla małej firmy najbardziej, bo właściciel sam montuje i sam odpowiada na zapytania. Każde zapytanie, które nie wymaga oddzwaniania po cenę, to mniej telefonów w trakcie pracy.
Chcesz zobaczyć, jak taki dokument wygląda od strony klienta? Wypełnij formularz na naszej stronie i dostaniesz przykładową wycenę w PDF na maila. Jeśli wolisz porozmawiać, opisz nam, jak liczysz ceny w swojej firmie, a powiemy, czy da się to policzyć automatycznie.